总则
１、为了加强基金会行政管理，明确基金会各部门管理职责、流程， 使工作更加标准化、制度化、规范化，结合实际情况，制订本制度。
２、 本制度适用于基金会所有工作人员严格遵守各项规定。
３、 切合基金会实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使基金会各项工作有章可循、有法可依，保证基金会的行政工作有效开展。
人事管理
1、招聘申请：
A、编制内：各部门根据工作需求经部门负责人签字后在年末12月31日前，提前20个工作日向行政部提交《招聘申请表》，由行政人事部编制招聘计划及费用预算提交秘书长，秘书长上报理事长，理事长根据年度组织设置和人员配备审批招聘申请，审核通过后由行政部统一组织招聘工作。
B、编制外：如遇紧急缺人需再编制外招聘人员，部门负责人在30天内向行政部提交《招聘申请表》，秘书长审核后， 理事长审批通过后由行政人事部组织招聘工作。
2、招聘渠道：
A、 内部员工具有岗位竞争的优先权。基金会招聘人才首先面向内部，从内部发现、使用和培养人才。
B、 优秀实习生有岗位优先权，基金会员工也可推荐适合人员应聘。
C、 行政人事部负责在招聘网站或行业网站刊登招聘信息。
D、 参加现场招聘会。
3、 招聘程序：
A、初试：由行政人事部筛选简历整理资料确定初试人选，安排面试时间及地点，通知面试者面试，专业岗位可提供试卷，并在《求职申请表》记录初试结果。
B、复试：筛选出复试人员后，由部门负责人复试，部门责任人岗位由秘书长面试，并在《求职申请表》记录复试评语及批复。
C、终试：部门责任人以上级别需理事长或理事会成员终试，在《求职申请表》记录评语及批复。
D、录用：没有通过复试或录用者，行政人事部在二日内回复给求职者；通过复试或终试合格者，二日内由行政人事部发出录用通知。
（二） 员工录用
1、录用通知：
A、 按基金会程序确定录用的员工，由行政人事部按《求职申请表》发出《录用通知书》。
B、 通知录用员工报到时需带齐相关证照原件（包括身份证、毕业证、学位证书、职称证书、免冠照片及近三个月内的体检报告等）。
2、入职手续
A、录用员工填写《员工入职档案表》并提交相关证照，行政人事部审核并复印建档。
B、发放办公用品等相关物品，介绍相关部门人员。
C、行政人事部应在新员工报到前，配备好相关的工作设备。
3、入职培训
A、新员工入职当天需进行入职培训，内容包括岗位职责等相关制度 。
B、部门负责主管为新员工制定试用期工作计划及目标。
4、劳动关系
（1）劳动合同：入职三日内，行政人事部根据国家劳动法规定，与基金会录用的员工依法签订《劳动合同》。
（2）试用期
A、基金会与员工约定三个月的试用期，工作表现突出或工作能力优秀者可提出申请结束试用期，由部门负责人审核秘书长审批。
B、部门主管对员工试用期表现作出评定，提交《员工转正考核表》，并通过行政部审核及秘书长审批，确定其是否通过试用期，并以书面形式告知员工。
（3）转正
A、 行政人事部在新员工试用期满前一周下发《员工转正考核表 》，由转正员工自评，秘书长根据新员工在试用期内的工作表现和工作能力作出评价，经考核合格者转为正式员工。
B、 由秘书长进行新员工转正考核面谈，并填写《入职员工档案表》。
（4）购买社保、医保
A、根据相关法律法规，由行政人事部购买社会保险（包括养老保险、失业保险、工伤保险）及医疗保险。个人按相关标准承担个人缴纳部分费用，其它由基金会缴纳，在取得医保卡后由行政人事部交新员工。
B、若员工离开基金会，在办理离职手续齐全后由行政人事部负责办理转出手续。
考勤管理
考勤时间
1、实行8小时工作制，标准工作日为一周五天，周一至周五，周六周日为公休日。
2、工作时间为每日9:00至17：00。
考勤种类及制度
1、迟到、早退：
基金会员工必须准时上下班，进行签到。以早上9:00和下午17：00为计算依据，误时或提前超过10分钟计。
旷工：迟于早上9:30到岗，视为旷工。
外勤：外勤半天以内的，可向秘书长口头申请；外勤半天以上的需填写《外勤申请表》，经秘书长批准，交人事行政部。
出差：需至少提前一天填写《出差申请表》交人事行政部备案。
请假
1、除病事假外，超过三天的休假均需提前十天申报，获批准后，方可开始休假。
2、员工在假期中须将新的通讯地址及联系电话及时告知基金会。
3、除春节假期和年假外，两种假期（包括法定假期、婚假、产假等）不可连在一起休。
离职管理制度
（一）劳动关系的解除和终止
1 、如员工感到基金会实际状况、发展机会与预期有较大差距，或由于其它原因而决定离开，可提出辞职；如员工工作无法达到要求，基金会也会终止对其试用。
2、员工如在试用期内请假，转正时间将自动顺延。
3、试用期内，员工提出解除劳动合同需提前三天书面通知基金会。
4、试用期后，除劳动合同中明确规定立即解除合同的情况外,任何一方提出解除劳动合同需提前一个月书面通知对方。基金会也可以根据国家及当地的劳动法律法规额外支付员工一个月代通知金，而立即解除劳动合同。
5、员工有下列情形之一，基金会可以解除劳动合同，且无须支付经济补偿金：
A、在试用期间被证明不符合录用条件的；
B、严重违反基金会的规章制度，包括但不仅限于员工手册、道德与行为规范、人力资源政策、项目管理和宣传、事业发展、财务部或基金会其他有关政策;
C、严重失职，营私舞弊，给基金会造成重大损害的；
D、员工同时与其他用人单位存在事实劳动关系，对完成基金会的工作任务造成严重影响，或者经基金会提出，拒不改正的；
E、因以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的；
F、被依法追究刑事责任的。
6 、如有下列情形之一，基金会有权提前三十天书面通知员工或者额外支付员工一个月工资后解除劳动合同，并根据政府有关规定给予经济补偿金：
A、员工患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由基金会另行安排的工作的；
B、员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
C、劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经基金会与员工协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的。
7、辞职：员工提出辞职后，基金会将与员工确定最后的工作日。
8、合同期满不续签：员工的劳动合同期满，员工或基金会可基于实际情况，以书面形式提前通知对方后不再与对方续签劳动合同。
9、协商解除劳动合同：基金会与员工协商一致，可以解除劳动合。
（二）离职申请手续
1、正式员工离职需提前一个月提出申请，试用期员工可随时提出辞职。
2、填写《员工离职申请表》，由部门负责人和行政部审核，并注明离职原因及离职日期，由秘书长审批。
（三）交接手续
1、与基金会安排的相关人员处理工作交接事宜，交还所有工作资料、文件、办公用品及其它公物。
2、在各环节交接手续办理完毕后，各相关部门或交接人需在《离职移交表》中注明交接情况、交接日期并签字确认。
（四）离职手续
1、到财务部报销基金会帐目，归还基金会欠款。
2、由人事行政部办理劳动合同终止、退保工作；户口及人事档案关系在基金会的，由人事行政部办理户口、档案及人事关系转离；删除OA密码、共享文件夹等信息。
3、如与基金会签定其它合同（协议），按其它合同（协议）的约定办理。
4、待所有离职手续完备后，方可领取离职当月实际工作天数薪金。离职薪金的领取与工资发放日相同。
5、未办离职手续自行离职者，基金会财产若有损失、遗失，其损失全额从薪资中扣还。
行政档案、印鉴及文书管理
档案管理
档案是全面反映基金会管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
1、基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档，备份到移动硬盘后还要上传到基金会百度网盘备份。
2、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。
3、归档后须填写《档案管理登记表》。
4、档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度规定者外，一律按照下列规定办理：
A、永久保存：基金会章程，理事名册，理事会、监事会会议纪要，基金会证照，各级批文，印鉴，年度财务报表，规章制度，不动产所有权证及其他债权凭证，人事资料，大型活动图片，音像资料以其它核定须永久保存的文书；
B、十五年保存：会计凭证，其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)；
C、五年保存：期满或解除的合同协议，完结后的项目方案，其它经核定须保存五年的文书；
D、一年保存：部门工作计划及工作总结，完结后的部门请求报告，完结后无长期保存必要文书。
5、各部门负责起草或主办的文件及大型活动方案，由各部门负责整理装订，以左方装订为原则，右上角标明档案号。如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。
6、所有档案由办公室指派专人保管。
7、因工作需要调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相关领导人批准后方可调阅。跨部门档案调阅须秘书长批准。
8、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。借阅时间最长不超过8个工作时。
9、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
10、如调档内容更改，调档时间延长，应按调档程序重新办理。
11、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相关领导人批准后方可销毁。
12、销毁档案须两人以上人员共同完成，秘书办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》，档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。
13、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，办公室一份。
14、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。
15、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。
16、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。
17、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
印信使用管理
为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护基金会利益，杜绝违法行为的发生，特制定本办法 。
印章的刻制、保管、交接和停用
1、 印章刻制:各部门因工作需要刻制内部或对外印章，均须填写《印章刻制申请表》，报秘书长审批，并经理事长审批通过，最后由行政人事统一办理刻制手续。
2、 新印章启用前由行政人事部在《基金会印章管理卡》上做好记录，注明印章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、图样等，方可移交印章至相关部门。
3、现在基金会启用章有2枚，即：广西福星慈善基金会公章（行政部）、广西福星慈善基金会财务专用章（会计保管）、王景凡法人印鉴章（出纳保管）。
4、基金会各类印章必须有专人保管。印章保管必须安全可靠，须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章要放在办公室，不准委托他人代管。
5、使用印章，一律实行登记制度，用印人须按要求填写《印章使用登记表》，注明用印日期、用印人、盖章内容、印章类别、盖章份数、印章保管人等，行政部应对《印章使用登记表》中登记的内容予以核对，经核对无误方可盖章。盖印时要求印章名称与用印件的落款一致，用印要端正、清晰，用印位置一般盖在文件的落款与日期之间，上不压正文，下骑年压月。
6、印章原则不允许携带外出。如确系特殊需要须经秘书长批准签字后方可借走。借用时须填写《印章借用申请表》，并必须两人以上一起在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还。印章外借期间由签字人承担全部责任。
7、工作人员如需要单位出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，秘书长同意后使用。
8、印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。
9、若印章在使用、保管过程中不慎遗失，当事人须承担相应的经济责任。
10、指定保管人对所负责的印章丢失或盗用，须承担所引起的全部经济损失和法律责任。
11、 当印章管理人变动时，应及时办理交接手续，填写“印章交接清单”。印章移交须办理手续，签署移交手续证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
12、有下列情况，印章须停用：
A、变动机构名称改变；
B、印章使用损坏；
C、印章遗失或被窃，声明作废。
13、印章停用要提出处理办法，并报经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。
印章的使用
１、使用范围
A、凡属基金会名义对外发文、开具介绍信、报送报表签订协议等一律加盖基金会公章；
B、凡基金会内部行文、通知，使用基金会公章；
C、凡属财务会计业务的用财务专用章。
2、使用印章，一律实行审批制度。凡经秘书长批准方可盖印，其权限分级掌握，使用哪级印章，由哪级负责人批准，并由其负责。凡不符合用印需要的，均应拒绝盖印。用印人填写用印登记簿，部门负责人在该表上签批。
3、使用印章，一律实行登记制度，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
A、使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。
B、严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。
文书管理
1、行政文书种类：证明、函、证明信（材料）。
2、基金会证明信主要用于工作人员对外联系工作。个人因私事不得使用证明信。
3、证明信由行政部专人负责开具。
4、使用证明信须经秘书长审批同意。
5、使用证明信须按内容逐项登记。一般不开空白证明信，因特殊情况需要开空白证明信时，须在存根栏内写明使用人姓名，使用完毕后应补注事由及联系单位。如没有使用，应及时交办公室注销。
6、使用证明信，按谁签字谁负责的原则处理；未按程序签字，须追究经办人责任；如情节严重，将严肃查处；
7、证明信开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，当事人须承担所引起的全部经济损失和法律责任。
8、行政部应妥善保管证明函存根。
9、未按本办法要求使用印信、保管印信，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。
证照管理
1、基金会证照由行政部指定专人统一保管。
2、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，如：基金会法人登记证、法人代码证、法定代表人证书等。
3、证照的使用包括借用、复印等，必须填写《证照使用申请单》。如需使用原件，则须秘书长同意。
4、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。
5、证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。
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